Die Einführung der eRechnungen beruht auf der EU-Verordnung zur Einführung eines elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems. Ein wichtiger Schritt hierfür ist die Verpflichtung zur Verarbeitung von Rechnungen in einer digitalen, verarbeitbaren Form. Die Umsetzung erfolgt schrittweise, es gibt verschiedene Fristen für den B2B und B2G Bereich.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, wodurch eine automatisierte Verarbeitung möglich ist – ein PDF allein genügt dafür nicht. Das Format muss den europäischen Normen für elektronische Rechnungen entsprechen. Beispiele sind die XRechnung, die im öffentlichen Sektor verwendet wird, und das hybride ZUGFeRD-Format, das ein PDF und eine XML-Datei kombiniert.
Von der E-Rechnungspflicht sind vor allem Unternehmen betroffen, die in Deutschland tätig sind. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Diese Regelung gilt sowohl für private Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor, insbesondere im B2B- und B2G-Bereich.
Zukünftig müssen auch Vermieter, die steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten, elektronische Rechnungen ausstellen. Bisher konnte der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, wodurch eine automatisierte Verarbeitung möglich ist – ein PDF allein genügt dafür nicht. Das Format muss den europäischen Normen für elektronische Rechnungen entsprechen. Beispiele sind die XRechnung, die im öffentlichen Sektor verwendet wird, und das hybride ZUGFeRD-Format, das ein PDF und eine XML-Datei kombiniert. Künftig gilt bei hybriden Rechnungen jedoch nur der strukturierte Teil als maßgeblich.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung elektronischer Rechnungen (E-Invoice, E-Rechnung) ab 2025 rückt näher. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Der aufwendige Prozess des Druckens und Versendens von Papierrechnungen entfällt vollständig. Mitarbeiter, die zuvor mit der Rechnungsstellung beschäftigt waren, können nun produktivere Aufgaben übernehmen, sodass sich das Unternehmen stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Zudem profitieren die Empfänger von der automatischen Übertragung der Rechnungsdaten in ERP- oder Buchhaltungssysteme, wodurch manuelle Nacharbeiten überflüssig werden.
Da Zahlungsfristen oft mit dem Erhalt der Rechnung beginnen, sorgt der elektronische Versand dafür, dass der Empfänger die Rechnung sofort erhält, was die Bearbeitung beschleunigt und fristgerechte Zahlungen erleichtert.
Durch die vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses werden Eingabefehler nahezu ausgeschlossen.
Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen liegen die Daten digital vor und können problemlos in ein Archivsystem übertragen werden. Durch regelmäßige Backups und Datenspiegelungen bleiben die Daten auch bei außergewöhnlichen Ereignissen wie einem Archivbrand sicher und zugänglich.
Aktuell gibt es in der neuen gesetzlichen Regelung keine spezifischen Vorgaben für den Übermittlungsweg elektronischer Rechnungen. Ein E-Mail-Postfach reicht zunächst für den Empfang elektronischer Rechnungen aus. Diese gängige Methode erfüllt jedoch möglicherweise nicht alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich Struktur und Verifizierung.
Die Umstellung muss bis 2025 beginnen. Bis Ende 2026 können Sie weiterhin alte Formate nutzen, ohne E-Rechnungen senden oder empfangen zu müssen. Versenden Sie elektronische Formate, ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich – sowohl von Ihren Lieferanten als auch von Ihren Kunden.
In dieser Phase gilt eine vorteilhafte Regelung: Liegt Ihr Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 3 UStG) vor dem 1.1.2028 unter 800.000 €, dürfen Sie die bisherigen Formate weiter nutzen. Überschreiten Sie diese Grenze, müssen Sie ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen senden und empfangen, wobei die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin für andere Formate nötig ist.
Bei einem Umsatz von über 800.000 € im Jahr 2025 müssen Sie ab dem 1. Januar 2026 elektronische Rechnungen senden und empfangen. Die Zustimmung des Empfängers ist weiterhin nötig, insbesondere bei EDI. Ab dem 1. Januar 2028 dürfen im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen ausgetauscht werden.
Ein erfolgreicher Umstieg auf elektronische Rechnungen erfordert eine gründliche Analyse Ihrer Prozesse und Systeme. SmartWork unterstützt Sie mit maßgeschneiderten Workshops, Konzepten und klarer Dokumentation, um sicherzustellen, dass die Einführung von E-Rechnungen optimal auf Ihre Unternehmensbedürfnisse abgestimmt ist. Unsere Experten identifizieren Schwachstellen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine schrittweise Strategie für die effiziente Umsetzung.
Zunächst wird die notwendige Software installiert und konfiguriert, wobei die im Workshop ermittelten spezifischen Prozesse angepasst werden. Anschließend integrieren wir die neuen Abläufe in Ihre bestehenden Systeme, wie ERP und Buchhaltung. Die SmartWorkPlace Solutions sorgen für einen reibungslosen Übergang und eine korrekte Datenübertragung, wodurch der manuelle Aufwand verringert und die Effizienz der Rechnungsverarbeitung deutlich gesteigert wird.
